Témoignages

Yacine Elihoujjaji,
Acheteur Marketing et Services
BAYER

A propos de Bayer

Bayer est une entreprise dont les cœurs de métier se situent dans les secteurs de la santé et de l’agriculture.

Depuis 150 ans et le regard tourné vers le futur, les collaborateurs partagent la conviction que la recherche et l’accompagnement peuvent apporter des solutions aux petits et grands problèmes. Toutes ces innovations ont pour vocation : « la science pour une vie meilleure ».

 

Accompagner Bayer dans un contexte de culture du changement

Comme tous les laboratoires pharmaceutiques, Bayer a une grosse activité événementielle. Dans ce cadre,  deux problématiques se sont posées qu’il nous fallait résoudre :

Tout d’abord, la transparence. Aujourd’hui, le contexte légal et réglementaire (Loi Bertrand encadrant la relation entre les professionnels de santé, et Code EFPIA - Fédération Européenne des Industries et Associations Pharmaceutiques dont Bayer est membre) demande de plus en plus de transparence sur nos activités événementielles, notamment liées aux frais de bouche. Nous avions besoin d’une solution qui nous permette de répondre aux nouvelles directives du groupe en ce sens.

Par ailleurs, les dépenses. Nous avions besoin d’une solution d’achat adaptée pour maîtriser nos dépenses de repas. En  effet, ce poste représente une part significative de notre budget événementiel.

Pour réussir cette mission, nous avons lancé un appel d’offres et nous nous sommes très vite rendu compte qu’aucune des sociétés consultées, pourtant bien implantées dans notre secteur, ne répondait à notre double problématique. C’est en échangeant avec American Express, que nous avons découvert leur solution conjointe avec Business Table.


Pourquoi avoir choisi l’offre combinée de Business Table et American Express ?

C’était la seule à répondre parfaitement à nos deux problématiques et à nous accompagner dans notre culture du changement. Il s’agit de la 1ère solution à 360° disponible sur le marché, allant de la recherche de lieux de restauration/traiteurs, à des services de « centrale d’achat ». Nous avons découvert Business Table, une entreprise à taille humaine qui nous a séduits par sa technologie, sa solution claire et innovante, sa souplesse et son fort potentiel de développement. Nous avons le meilleur des mondes : l’alliance d’une société agile comme Business Table et la puissance d’un groupe comme American Express.

 

Concrètement, quels sont les avantages de la solution combinée Business Table/American Express ?

Concernant nos problématiques de dépenses et de transparence, les avantages de la solution Business Table sont multiples.

 

Pour nos collaborateurs :

- Simplification des commandes

Business Table est notre unique fournisseur ; cela nous évite de gérer des milliers de prestataires en direct.

De plus, son équipe traite nos demandes dans les meilleurs délais et sélectionne les propositions les plus pertinentes. Nos collaborateurs gagnent un temps précieux : la recherche et la commande de prestations deviennent rapides, faciles et ergonomiques.

- Prestation sur mesure et accompagnement permanent

Business Table nous fournit un service personnalisé en ligne 24/24, 7j/7 ou par téléphone du lundi au vendredi de 9h à 19h30. Par ailleurs, en plus de sa base de données performante et actualisée en permanence, leurs experts intègrent et référencent les habitudes de nos collaborateurs en matière de restauration et de traiteurs, ce qui est très appréciable.

- Facturation facilitée et centralisée

Grâce à Business Table, nos collaborateurs n’ont plus à avancer des frais, ni à émettre de bons de commande. Ils signent simplement le reçu sur place et Business Table s’occupe du reste : facturation, bon de commande, règlement et émission d’une facture mensuelle à Bayer.

 

Pour notre groupe :

- Parfait contrôle et maîtrise des coûts

L’offre de Business Table nous permet de faire des économies grâce à l’accès à des menus négociés (10 à 30% de réduction), à la récupération totale de la TVA et à la suppression des acomptes, tout en respectant notre politique de dépenses interne.

- Respect des règles de transparence

Business Table nous fournit un reporting précis et sur mesure qui nous permet de suivre et maîtriser les dépenses, selon les impératifs de la Loi Bertrand.

- Amélioration de notre gestion

Grâce au partenariat de Business Table avec American Express, nous avons en plus accès à une solution de paiement, qui nous permet d’améliorer notre trésorerie et nos conditions de paiement, de récupérer des données (traçabilité des dossiers), et de payer plus rapidement les traiteurs et les restaurants, que lorsque nous le faisions en direct.

 

Comment s’est passé son déploiement ?

Nous sommes ravis des échanges que nous avons eus et continuons d’avoir avec  les équipes de Business Table et d’American Express. Elles se sont rapidement adaptées à notre secteur et à nos axes de recommandations pour faire évoluer leur solution. Il est vrai que cette technologie, déjà implémentée dans des secteurs très différents (Orange, Veolia, La Poste), a su faire preuve de toute sa souplesse.

Dans la pratique, la mise en œuvre a débuté en octobre 2015 pour la partie pharmaceutique et est toujours en cours aujourd’hui. Suite à des retours très positifs, nous sommes sur le point de l’étendre à l’ensemble de nos sites en France d’ici le second semestre 2016.

 

Quels sont les premiers résultats et bénéfices ?

Bayer se félicite d’être l’un des laboratoires pharmaceutiques à s’être lancé dans l’aventure !

Le lancement de la solution est un véritable succès et les premiers résultats le démontrent.

En plus d’une utilisation croissante, les retours des collaborateurs sont unanimes : ils n’ont plus, comme avant, à chercher des lieux, négocier des conditions tarifaires, faire des demandes d’achats, et émettre des bons de commande. C’est aujourd’hui Business Table qui s’occupe de tout.

Notre base fournisseurs est désormais consolidée ; nous observons un vrai gain de temps pour notre équipe événementielle et nos utilisateurs, et faisons des économies sur nos coûts internes.

Pour accroître la visibilité et l’adoption de cette solution en interne, nous allons développer des actions de communication ciblées auprès des utilisateurs potentiels : news sur l’intranet, événements de communication interne, etc.

Pour Bayer, c’est indéniable : l’offre combinée Business Table et American Express est la solution pour réserver et gérer les repas d’affaires avec succès !

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Acheteur
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